Når du søger en ledig stilling hos NEM Forsikring, eller sender os en uopfordret ansøgning, skal du være opmærksom på, at vi som dataansvarlig indsamler, registrerer og behandler oplysninger om dig som et naturligt led i rekrutteringen og vurderingen af din ansøgning og din profil.
Vi er naturligvis underlagt reglerne i databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven og de vejledninger/retningslinjer, der er udstedt af Datatilsynet. Det betyder, at vi selvfølgelig indsamler, opbevarer og behandler dine personoplysninger ud fra de grundlæggende og overordnede principper om saglighed, proportionalitet og god databehandlingsskik.
Nedenfor kan du læse nærmere om vores behandling i relation til medarbejderrekruttering.
Hvis du ender med at blive ansat hos NEM Forsikring, vil behandlingen og formålet skifte og være et andet – og oplysningsforpligtelsen om vores behandling af personoplysninger i den henseende vil du i så fald kunne finde i personalepolitikken, som du vil få udleveret sammen med dit ansættelsesbevis.
Hvem der er dataansvarlig
NEM Forsikring er dataansvarlig for de oplysninger, vi har modtaget, registreret og behandler om dig.
NEM Forsikrings kontaktoplysninger finder du her:
NEM Forsikring
Runevej 2A
8210 Aarhus V
CVR-nr. 33259247
Telefon: 70 77 77 77
E-mail: mail@nemforsikring.dk
Spørgsmål om behandling af persondata i forbindelse med rekrutteringsaktiviteter kan fremsendes på mail til E-mail: persondata@nemforsikring.dk
Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål.
Formålet med behandlingen, typen af personoplysninger og retsgrundlaget for behandlingen
NEM Forsikrings formål med at indsamle, registrere og behandle personlige oplysninger ifm. rekruttering er alene at vurdere dine kvalifikationer og gennemføre et rekrutteringsforløb med henblik på eventuelt at tilbyde dig ansættelse i selskabet.
Vi indsamler kun de oplysninger, som du selv indtaster/afgiver, eller som i øvrigt er nødvendige for en rekrutteringsproces. Der vil bl.a. være tale om navn, fødselsdato, adresse, postnummer, e-mailadresse, telefonnummer, uddannelsesoplysninger, CV, ansøgning, eksamensbeviser osv. Vi kan også finde på at søge offentligt tilgængelige oplysninger om dig via f.eks. Facebook, LinkedIn, Google mv. Dette gør vi ud fra en interesse i at sikre, at vi ansætter den rigtige og bedste kandidat til jobbet.
Vi ønsker ikke at modtage de sidste 4 cifre i dit CPR-nummer i forbindelse med ansøgning/rekruttering og skal derfor bede dig om at slette disse ved fremsendelse af dokumenter, hvor disse er påført, f.eks. et eksamensbevis.
Hvis du får tilbudt en stilling, vil vi derimod få brug for dit CPR-nummer til brug for registrering af ansættelsesforholdet og indberetning til SKAT af lønoplysninger mv. Hvis det er et krav for den stilling, du har søgt, at der skal fremvises en straffeattest, vil du ligeledes blive bedt om at fremvise en sådan i forbindelse med, at vi tilbyder dig stillingen. Vi registrerer i så fald blot, at du har forevist denne, og sletter den herefter.
Vores retsgrundlag – altså de juridiske bestemmelser, der ligger til grund for vores indsamling og behandling af dine oplysninger – vil i de fleste tilfælde være baseret på persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b og f (samt persondataforordningens artikel 22, stk. 2, litra c).
Grundlaget vil afhænge af, om der er tale om en ansøgning via vores rekrutteringsværktøj (Garuda), en uopfordret ansøgning, en opfordret ansøgning via en anden kommunikationskanal, indhentelse af referencer, personlighedstest osv. Retsgrundlaget er med andre ord forskelligt afhængigt af hvilken situation, der er tale om – og kan således i nogle tilfælde være baseret på dit samtykke, i andre tilfælde på en interesseafvejning/berettiget interesse eller være af hensyn til indgåelse af en kontrakt.
Via vores rekrutteringsværktøj (Garuda) anvendes samtykke som hjemmel, idet der kan/vil blive anvendt automatiske afgørelser, herunder profilering, som grundlag for vurdering af kompetencer hos dig/ansøgerne/de registrerede. Det er frivilligt at besvare de stillede spørgsmål, men undladelse heraf kan bevirke, at vi ikke vil være i stand til at vurdere dine kompetencer på den forudsatte måde. Kan du ikke komme videre i rekrutteringsprocessen uden at udfylde de pågældende spørgsmål, er du velkommen til at kontakte den leder, der søger en ny medarbejder og forhøre dig om, hvordan du så søger stillingen.
Hvem kan oplysninger om dig videregives til
Hvis vi benytter os af eksterne – herunder vores rekrutteringsværktøj (Garuda) – i rekrutteringsprocessen vil dette fremgå af jobansøgningsprocessen, hvorved du vil blive gjort bekendt med, hvem der – udover os – får adgang til dine personoplysninger, inden du afgiver oplysningerne
Vi kan også vælge at hyre et rekrutteringsfirma til at forestå processen for os, hvilket du i så fald også vil blive oplyst om ifm. ansøgningsprocessen.
Afhængigt af ovenstående kan der være tale om både selvstændige dataansvarlige eller databehandlere, der handler på vegne af os – og hvis sidstnævnte er tilfældet, vil behandlingen på vegne af NEM Forsikring ske i henhold til en indgået skriftlig databehandleraftale, hvilket naturligvis gør sig gældende i forhold til alle vores databehandlere, f.eks. også vores hostingleverandører.
De, der agerer som selvstændige dataansvarlige, vil have en selvstændig oplysningsforpligtelse overfor dig, hvori du kan gøre dig bekendt med deres behandling af dine personoplysninger.
Hvor opbevares dine oplysninger
Dine oplysninger opbevares som det helt klare udgangspunkt indenfor EU/EØS. Dog kan der via en samarbejdspartner/leverandør, der behandler data på vores vegne, ske behandling udenfor EU/EØS, i et såkaldt tredjeland. Vi sørger naturligvis for at beskytte dine data, hvorfor vi vil sikre os, at tredjelandet, hvori data i så fald opbevares, overholder et af EU anerkendt og tilstrækkeligt databeskyttelsesniveau.
Såfremt tredjelandet ikke overholder et anerkendt og tilstrækkeligt databeskyttelsesniveau, vil vi kun tillade overførsel af data til databehandlere, som er underlagt forpligtelser, der svarer til beskyttelsesreglerne i EU – enten i form af standardbestemmelser/modelkontrakter eller certificeringsordninger, der er godkendt af EU-Kommissionen.
Hvor længe gemmer vi dine oplysninger
Vi opbevarer alene dine personoplysninger så længe, der er et sagligt, relevant og nødvendigt formål med opbevaringen/behandlingen heraf. Herefter sletter eller anonymiserer vi dine oplysninger.
Udgangspunktet er, at alle identificerbare personoplysninger i relation til ansøgninger og rekrutteringsprocesser slettes efter 6 måneder. Hvis vi vurderer, at der indenfor en overskuelig periode kan blive behov for en medarbejder med dine kvalifikationer, kan vi dog bede dig om samtykke til at opbevare oplysningerne i længere tid.
Hvis du bliver ansat i NEM Forsikring, overgår oplysningerne til din personalemappe jf. også ovenfor.
Dine rettigheder, herunder til at få ændret eller slettet eventuelle urigtige oplysninger og/eller få indsigt i de oplysninger, som vi har registreret om dig
Du har efter persondataforordningen som registreret en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på persondata@nemforsikring.dk
Dine rettigheder består af:
- Muligheden for at trække dit samtykke tilbage med virkning for fremtiden.
- Retten til at få indsigt i hvilke personlysninger, vi behandler om dig.
- Retten til at få berigtiget fejlagtige/forkerte oplysninger.
- Retten til at få slettet de personoplysninger, vi behandler om dig, når disse ikke længere er nødvendige for at kunne opfylde de formål, som vi behandler oplysningerne til.
- Retten til at gøre indsigelse mod vores behandling – og til at anmode om begrænset behandling af dine oplysninger.
- I nogle tilfælde retten til dataportabilitet af dine oplysninger.
Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovenstående rettigheder. Vi kan f.eks. ikke vurdere din ansøgning, hvis vi ikke kender til dine identifikations-/personoplysninger, ligesom vi ikke kan udarbejde en eventuel ansættelseskontrakt, hvis vi ikke har de nødvendige oplysninger til at opfylde kravene i ansættelsesbevisloven.
Klageadgang
NEM Forsikring er underlagt tilsyn af både Finanstilsynet og Datatilsynet. Datatilsynet er tilsynsmyndighed for forhold vedrørende personoplysninger.
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til den danske tilsynsmyndighed:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35,
2500 Valby
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefon: 33 19 32 00
Vi foreslår dog, at du altid oplyser os om din eventuelle utilfredshed, inden du retter henvendelse til Datatilsynet.
Ændringer og opdateringer
Vi forbeholder os retten til at ændre denne orientering løbende. Senest opdateret den 23. oktober 2020.
Vi står altid klar til at hjælpe dig hvis du har spørgsmål.
70 77 77 77
mail@nemforsikring.dk